PDF-Rechnung in E-Rechnung umwandeln
Sie laden Ihre PDF-Rechnung hoch und erhalten eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
Sie laden Ihre PDF-Rechnung im ZUGFeRD Portal hoch. Das Portal liest die Rechnungsdaten aus der Datei aus und erzeugt daraus eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
PDF in E-Rechnung umwandeln: Was das Gesetz verlangt
Nach § 14 Abs. 1 UStG (Stand: 12.10.2026) trägt eine E-Rechnung die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das Software direkt verarbeiten kann. Dafür muss das Format der europäischen Norm zur E-Rechnung und einer dazu zugelassenen Syntax entsprechen. Aussteller und Empfänger dürfen stattdessen ein eigenes Format vereinbaren, sofern sich damit alle erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format übertragen lassen, das der Norm entspricht oder zu ihr interoperabel ist. Jede andere Rechnung, ob in einem sonstigen digitalen Format oder auf Papier, heißt im Gesetz sonstige Rechnung. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 gehören dazu auch PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze.
Für den Übergang gilt (Stand: 12.10.2026):
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen über Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch auf Papier ausgestellt werden. Mit Zustimmung des Empfängers genügt auch ein anderes elektronisches Format.
- Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das für Umsätze des Jahres 2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800 000 Euro betrug. Unabhängig vom Vorjahresumsatz ist für Umsätze des Jahres 2027 mit Zustimmung des Empfängers auch ein anderes elektronisches Format zulässig, wenn die Rechnung per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.
- Eine weitere Frist sieht diese Übergangsregel nicht vor.
Das ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
In 3 Schritten zur fertigen E-Rechnung
PDF-Rechnung hochladen
Sie wählen Ihre PDF-Rechnung aus. Das Portal nimmt PDF-Dateien an.
Erkannte Daten prüfen
Das Portal liest die Rechnungsdaten automatisch aus. Im Editor kontrollieren Sie die Werte und ändern sie bei Bedarf. Haben Sie Werte geändert, erzeugen Sie die Rechnungsdatei im Editor neu, bevor Sie sie herunterladen.
E-Rechnung herunterladen
Zum Schluss laden Sie die fertige Rechnungsdatei im ZUGFeRD-Format herunter.
E-Rechnung PDF umwandeln: Das Ergebnis
Das Ergebnis ist eine einzelne Datei im ZUGFeRD-Format: ein PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das PDF ist die Sichtkomponente. Software kann die XML-Daten automatisch verarbeiten. Als Profil verwendet das Portal standardmäßig EN 16931.
Sicherheit und Normen
- Standardprofil der erzeugten Dateien ist EN 16931.
- Die Datei ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, wie es das ZUGFeRD-Format vorsieht.
- Das Gesetz verlangt für E-Rechnungen ein Format nach der europäischen Norm oder ein vereinbartes Format, aus dem sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format übertragen lassen (Stand: 12.10.2026).
- Gespeicherte Rechnungsdateien sind mit AES-256-GCM verschlüsselt.
- Die Daten jedes Kunden sind von denen anderer Kunden getrennt.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?
Nein, solange sie keine strukturierten Daten enthält (Stand: 12.10.2026). Das Gesetz verlangt für eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format. Ein PDF ohne integrierte Datensätze erfüllt das nach Auffassung des BMF nicht. Ein ZUGFeRD-PDF enthält die strukturierten Daten als eingebettetes XML.
Welche Dateien kann ich hochladen?
Zum Umwandeln nimmt das Portal PDF-Dateien an. Mehrere Rechnungen laden Sie gesammelt hoch, auch als ZIP-Archiv, aus dem das Portal nur die PDF-Dateien übernimmt.
Muss ich die erkannten Daten kontrollieren?
Das Portal liest die Daten automatisch mit KI aus. Sie sehen die erkannten Werte im Editor und können sie ändern. Kontrollieren Sie die Werte, bevor Sie die Rechnung versenden.
Nach welchem Standard erzeugt das Portal die E-Rechnung?
Standardmäßig nach EN 16931 im ZUGFeRD-Format.
Wie sicher sind meine Rechnungsdaten?
Gespeicherte Rechnungsdateien verschlüsselt das Portal mit AES-256-GCM. Die Daten verschiedener Kunden bleiben getrennt.