PDF in XRechnung umwandeln
Sie laden Ihre PDF-Rechnung hoch, prüfen die erkannten Daten und laden die fertige Rechnungsdatei herunter.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID erzeugt das Portal standardmäßig im Profil XRechnung 3.0, ohne Leitweg-ID standardmäßig nach EN 16931.
XRechnung aus PDF erstellen: Was Sie dafür brauchen
XRechnung ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Halten Sie die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers bereit. Sie adressiert die elektronische Rechnung und lässt sich im XRechnung-Datensatz in der Käuferreferenz (BT-10) angeben. Im Portal tragen Sie sie im Feld „Leitweg-ID / Käufer-Referenz (BT-10)“ ein, falls sie dort noch fehlt.
In 3 Schritten zur fertigen E-Rechnung
PDF-Rechnung hochladen
Sie wählen Ihre PDF-Rechnung aus. Das Portal nimmt PDF-Dateien an.
Leitweg-ID und Daten prüfen
Das Portal liest die Rechnungsdaten automatisch aus. Im Editor kontrollieren Sie die Werte und tragen die Leitweg-ID ein, falls sie fehlt. Haben Sie Werte geändert, erzeugen Sie die Rechnungsdatei im Editor neu, bevor Sie sie herunterladen.
Rechnungsdatei herunterladen
Zum Schluss laden Sie die fertige Rechnungsdatei herunter.
PDF in XRechnung umwandeln: Was für Rechnungen an den Bund gilt
Für Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (Stand: 12.10.2026) schreibt die E-Rechnungsverordnung vor, dass Rechnungssteller elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln. Grundsätzlich müssen sie dafür den Datenaustauschstandard XRechnung verwenden. Ein anderer Standard ist zulässig, wenn er die Anforderungen der europäischen Norm erfüllt. Eine Ausnahme gilt unter anderem für Rechnungen nach einem Direktauftrag mit einem Betrag von bis zu 1 000 Euro.
Das ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Vorgaben ein einzelner Auftraggeber macht, erfahren Sie bei ihm.
Sicherheit und Normen
- Den Standard XRechnung betreibt die KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats.
- Das Format der Leitweg-ID beschreibt die Formatspezifikation Version 2.0.2 (Stand: 12.10.2026), die XStandards Einkauf zum Standard XRechnung bereitstellt.
- XRechnung in Version 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft (Stand: 12.10.2026).
- Gespeicherte Rechnungsdateien sind mit AES-256-GCM verschlüsselt.
- Die Daten jedes Kunden sind von denen anderer Kunden getrennt.
Häufige Fragen
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der sich eine elektronische Rechnung an die richtige Stelle der öffentlichen Verwaltung adressieren lässt. Bund, Länder und Kommunen haben sich auf ein gemeinsames Format dafür geeinigt.
Wessen Leitweg-ID gehört in die Rechnung?
Die des Rechnungsempfängers, also Ihres öffentlichen Auftraggebers. Sie wird in der Regel im konkreten Auftrag mitgeteilt.
Welche Version von XRechnung gilt?
Version 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt laut KoSIT bis mindestens 31. Juli 2027 gültig. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026, die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet (Stand: 12.10.2026).
Welche Dateien kann ich hochladen?
Zum Umwandeln nimmt das Portal PDF-Dateien an. Mehrere Rechnungen laden Sie gesammelt hoch, auch als ZIP-Archiv. Daraus übernimmt das Portal nur die PDF-Dateien.
Muss ich die erkannten Daten kontrollieren?
Das Portal liest die Daten automatisch mit KI aus. Im Editor sehen Sie die erkannten Werte und können sie ändern. Prüfen Sie die Werte, bevor Sie die Rechnung versenden.